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Aide espace de travail
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Qu'est-ce qu'un espace de travail ?

"Un espace de travail" est un ensemble d'outils communautaires, hébergés sur le site La main à la pâte, destinés à faciliter le suivi de vos projets, même si les personnes impliquées dans ce projet sont distantes les unes des autres. Ces projets peuvent avoir des finalités diverses (créer une ressource pédagogique, organiser une formation, un colloque...) en restant dans le champ de l'enseignement des sciences.

Chaque espace de travail comporte 2 parties distinctes :

  • une partie publique, accessible à tout le monde :

    Elle comporte les informations minimales (titre, résumé...) permettant aux utilisateurs du site de décider s'ils souhaitent participer ou non à cet espace de travail.

  • une partie privée, accessible uniquement aux membres de l'espace de travail

    Elle comprend les divers outils et documents du projet :

    • sa liste de diffusion
    • son partage de fichiers
    • son agenda
    • son annuaire
    • ses outils de gestion

Qui peut utiliser l'environnement "espace de travail" ?

Tout le monde peut utiliser cet environnement, que ce soit pour créer son propre espace de travail, ou pour participer à un espace de travail existant (dans ce cas, il faut que le gestionnaire de l'espace de travail accepte votre participation !). Il suffit d'avoir ouvert un compte sur le site de La main à la pâte. Cliquez ici pour ouvrir un compte (cette opération est immédiate).

Comment créer un espace de travail ?

Si vous possédez un compte sur le site de La main à la pâte, vous pouvez remplir le formulaire présent sur la page "créer un espace de travail". La création de votre espace de travail sera effective dès qu'un administrateur du site La main à la pâte l'aura validée (vous serez prévenu par courriel).

Vous devenez à ce moment le gestionnaire de votre espace de travail, et celui-ci est affiché sur le site La main à la pâte, dans la rubrique "espaces de travail en cours". Tous les utilisateurs du site peuvent alors s'y inscrire, si vous avez laissé cette possibilité ouverte (voir ci-dessous).

Remarques :

  • vous pouvez décider d'ouvrir ou non votre espace de travail aux inscriptions :
    • Si vous acceptez les inscriptions (conseillé), alors tout utilisateur du site peut demander à rejoindre votre espace de travail. Vous pouvez accepter ou refuser chaque personne qui a fait cette demande.
    • Si vous refusez les inscriptions (déconseillé), vous serez le seul membre de votre espace de travail, personne ne pourra demander à vous rejoindre.
  • vous pouvez décider de modérer ou non votre espace de travail (plus d'informations au paragraphe "Faut-il modérer ou non un espace de travail ?")
    • si vous modérez le projet, cela signifie les membres du projet devront avoir votre autorisation pour poster un fichier, un message, créer un événement, etc.
    • si vous ne modérez pas le projet, chaque membre peut poster un fichier, un message, créer un événement... directement, sans que vous n'ayez besoin de valider ces fichiers, messages, événements..

Comment s'inscrire à un espace de travail existant ?

La rubrique "espaces de travail en cours", vous permet de visualiser l'ensemble des espaces de travail actuellement ouverts sur le site de La main à la pâte. Pour visualiser la partie publique d'un espace de travail, il suffit de cliquer sur son titre.

La page qui s'ouvre vous informe sur la nature du projet et vous permet (bouton "s'inscrire") de vous y inscrire. Cette demande est soumise au gestionnaire de l'espace de travail (la personne qui l'a créé), qui peut décider de vous accepter ou non.
Une fois que le gestionnaire a validé votre inscription, vous avez accès à la partie privée du projet, et vous pouvez accéder directement à ce projet depuis votre "Espace perso" (cet espace apparaît dans le menu de gauche quand vous vous identifiez sur le site), dans la rubrique "Mes espaces de travail".

Comment utiliser les outils de l'espace de travail ?

La partie privée d'un espace de travail s'organise en plusieurs onglets, chaque onglet donnant accès à un outil particulier.

L'annuaire

L'annuaire affiche la liste des membres de l'espace de travail, et vous permet de les contacter par courrier électronique.

L'agenda

L'agenda affiche la liste des événements qui concernent le projet. Vous pouvez également créer un événement.

  • Si l'espace de travail est non modéré, cet événement est automatiquement mis en ligne et les membres reçoivent un courriel les informant que vous avez posté un événement
  • Si l'espace de travail est modéré, l'événement n'apparaitra en ligne qu'après que le gestionnaire ait validé cet événement. Les membres seront alors informés par courriel.

Le partage de fichiers

L'onglet "fichiers" vous donne accès à un espace disque vous permettant de partager des fichiers avec les membres de votre espace de travail. Vous pouvez également créer des répertoires afin d'organiser vos fichiers.

  • Si l'espace de travail est non modéré, les fichiers et répertoires que vous créez sont automatiquement mis en ligne et les membres du projet reçoivent un courriel les informant que vous avez placé un fichier sur le serveur.
  • Si l'espace de travail est modéré, les fichiers que vous placés sur le serveur n'apparaitront qu'après que le gestionnaire les ait validés. Dans un espace de travail modéré, seul de gestionnaire peut créer des répertoires.

La liste de diffusion

Chaque espace de travail possède sa liste de diffusion, afin de faciliter les échanges entre les membres. Cette liste de diffusion est privée : seuls les membres de l'espace de travail y sont inscrits (automatiquement) et peuvent poster et recevoir des messages. Les messages sont envoyés par courriel aux membres, mais ils sont également archivés dans l'espace privé de l'espace de travail.

L'onglet "liste" de cet espace vous permet d'accéder aux messages archivés, d'effectuer des recherches sur ces messages... et même de poster un message sur la liste.

Lorsque vous postez un message à la liste (que ce soit via votre courriel ou via l'onglet "liste" dans la partie privée) :

  • il est automatiquement envoyé à la liste si l'espace de travail est non modéré ;
  • il est envoyé après validation par le gestionnaire orsque l'espace de travail est modéré.

Comment gérer son espace de travail ?

Le rôle du gestionnaire

Le gestionnaire est la personne qui a demandé la création de l'espace de travail. Ce gestionnaire décide d'accepter ou non des nouveaux membres dans son projet, il en modère ou non les fichiers, messages et événements, et il est en contact avec l'administrateur du site La main à la pâte pour la création, la modification, ou la fermeture du projet.

Faut-il modérer ou non l'espace de travail ?

Tout dépend du type de projet ... et de sa "taille". Modérer un espace de travail garantit que les échanges (messages, fichiers, événements annoncés) ne s'écarteront pas des objectifs initiaux du projet ... mais la contrepartie est une baisse de l'interactivité et une augmentation de la charge de travail pour le gestionnaire : les échanges ne sont plus instantanés, mais doivent toujours attendre la validation du gestionnaire.

  • Pour un "petit" projet, qui nécessite une forte interactivité, ne concerne qu'un nombre restreint de personnes qui contribuent au projet de façon équilibrée (il n'y a pas de "hiérarchie"), le gestionnaire aura plutôt intérêt à ne pas modérer son espace de travail.
  • Pour un plus "gros" projet, avec de nombreux membres : le gestionnaire souhaitant jouer un rôle d'animation et veiller à ce que les échanges ne s'écartent pas les objectifs initiaux aura plutôt intérêt à modérer son projet.

Ce choix (modérer ou non) se fait lors de la création du projet, mais peut être modifié par la suite si les besoins évoluent.

Les outils de gestion

Le gestionnaire de l'espace de travail accède, comme tous les membres, à la partie privée de son espace de travail sur le site de La main à la pâte. Mais il dispose de fonctionnalités supplémentaires, dans chaque onglet, lui permettant de gérer son espace de travail.

Outils Espace de travail modéré

Espace de travail non modéré

Annuaire le gestionnaire peut :
  • accépter ou refuser un utilisateur qui a demandé à rejoindre l'espace de travail
  • supprimer un membre actuel
Agenda le gestionnaire peut :
  • accepter ou refuser les événements proposés par les autres membres avant leur publication
  • modifier/supprimer tout événement créé par tous les membres
le gestionnaire peut :
  • modifier/supprimer tout événement créé par tous les membres
Partage de fichiers le gestionnaire peut :
  • accepter ou refuser les fichiers proposés par les autres membres avant leur mise en ligne
  • modifier/supprimer tout fichier ou répertoire créé par tous les membres
le gestionnaire peut :
  • modifier/supprimer tout fichier ou répertoire créé par tous les membres
Liste de diffusion le gestionnaire peut :
  • accepter ou refuser les messages proposés par les autres membres avant leur diffusion
 

L'onglet "gestion"

En plus des autres membres, le gestionnaire de l'espace de travail dispose d'un onglet "Gestion". Cet onglet permet de visualiser les actions en attente de traitement : ajout de nouveaux membres, modération de messages, de fichiers, ou d'événements.

Cet onglet permet également au gestionnaire de modifier certaines options de son espace de travail :

  • choix de le modérer ou non
  • choix de l'ouvrir aux inscriptions ou non

Enfin, cet onglet permet au gestionnaire de contacter l'administrateur du site La main à la pâte, par exemple pour :

  • demander de l'espace disque supplémentaire :
    • le quota par défaut est de 30 Mo et la taille maximale d'un fichier est de 3 Mo, mais ces valeurs peuvent être augmentées si besoin
  • demander un changement dans les paramètres de l'espace de travail :
    • titre, résumé, domaine, cycle
    • type du projet
  • demander une prolongation :
    • la date de fin de l'espace de travail est celle indiquée par le gestionnaire lors de la création
    • si besoin, cette date peut être reportée ultérieurement
  • demander la clotûre anticipée de l'espace de travail
  • demander à La main à la pâte d'expertiser un document issu de ce projet. L'équipe de La main à la pâte peut vous aider à finaliser votre document, s'il s'agit d'une ressource pédagogique ou scientifique par exemple.

 

Poslednja izmena : 26/03/2007
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